Wat kan ik als bedrijfskosten opvoeren?

Dat je kosten als je kantoorhuur, website en telefoonrekening kunt opvoeren als zakelijke kosten is logisch. Maar sommige zelfstandigen komen met wel heel bijzondere kosten. Die gelden helaas niet altijd als zakelijke kosten. Hierna wat voorbeelden van kosten met een privékarakter die een zelfstandig ondernemer (IB-ondernemer) zou willen opvoeren.

Voorwaarden bedrijfskosten

Eerst de algemene regels om een uitgave als zakelijke kosten (fiscaal aftrekbare kostenpost) op te kunnen voeren:

  • Er is sprake van een uitgave die nodig is voor de bedrijfsvoering (zakelijkheidscriterium).
  • De uitgave moet in een directe relatie staan tot de onderneming en gemaakt zijn vanuit zakelijke overwegingen.

Werkkleding

Even een nieuw jasje kopen of die hippe rok voor het congres of de presentatie bij de potentiële opdrachtgever: dat wil je wel opvoeren als bedrijfskleding onder het motto “Ik kan toch mijn werk niet goed doen als ik niet goed gekleed ben?”.
Toch mag je deze kleding fiscaal niet opvoeren als zakelijke kosten. Je kunt de kleding (ook schoenen) namelijk ook nog eens aan bij privéaangelegenheden (ook al is het 1x per jaar met kerst…) . Er zijn maar twee uitzonderingen:  

  1. Bedrijfskleding die je uitsluitend kunt dragen in het kader van je onderneming. Denk aan het uniform van een verpleegster, of de overall van een timmerman, of de kledij van de nieuwslezeres van het journaal.
  2. De kleding is voorzien van een beeldmerk van minimaal 70 cm2 (een kleine foto is al 9×13=117 cm2); dit beeldmerk moet ook nog verwijzen naar je onderneming. Helaas staat zo’n beeldmerk niet altijd even leuk….. .

Kortom, vaak is gekochte kleding helemaal een privé-uitgave.

Wasmachine

Kosten van een wasmachine thuis, het wasmiddel en water- en elektriciteitsverbruik:
gewoonlijk zijn deze kosten niet aftrekbaar, tenzij je aannemelijk kunt maken dat je de kosten voor zakelijk gebruik zijn, zoals het wassen van je bedrijfskleding. Bijv. een zzp’er in de metaalindustrie: zijn vieze overalls moeten immers gewassen worden en daar lijdt de wasmachine best wel onder met al dat ijzerpoeder en slijpsel wat erin zit. Dezelfde wasmachine gebruikt hij overigens ook privé. Als hij zijn overalls laat wassen door een wasserette, kan hij die kosten wel aftrekken. Als je een goede onderbouwing kunt geven van het zakelijk gebruik t.o.v. het privégebruik, meestal uitmondend in een x% zakelijk en (100-x)% privégebruik. Bij de (alleenstaande) metaalarbeider bijv.: 25% van alle wasbeurten is als zakelijk aan te merken.

Kosten van Yoga of fitness of sportschool?

Is je yogales dan ook op te voeren als bedrijfskosten? Werknemers bij grote bedrijven krijgen toch ook vaak de gelegenheid om in de pauzes of voor- of na werktijd te sporten. Sommige bedrijven betalen zelfs het abonnement bij de fitnessschool voor hun personeel. Het zorgt immers voor gezondere werknemers en dus meer productiviteit. De kosten daarvoor zijn aftrekbaar.
Maar als je zzp’er bent, ben je zelf je eigen personeel. De regeling is echter alleen bedoeld voor werknemers, lees: mensen in loondienstverband.
Voor ondernemers is geen vergelijkbare regeling. Daarom zijn de kosten die je maakt om gebruik te maken van de sportschool zijn niet aftrekbaar en mag je ook de uren die je aan sporten besteedt niet meetellen voor het urencriterium.  

Geldboetes

Ook een uitgave die vaak geprobeerd wordt als zakelijke kosten op te voeren: de parkeer- of snelheidsbon. Je bent tijdens je werktijd geflitst op weg naar een afspraak. Of je hebt een parkeerbon gekregen tijdens een interview. Dan zijn dat toch zakelijke kosten? Nee dus. Deze kosten (vaak: een rekening van het CJIB) zijn helemaal alleen voor jou! In de aangifte-software is er zelfs een speciale rubriek voor opgenomen om deze kosten uit je winst te elimineren als je ze toch per ongeluk als bedrijfskosten hebt opgenomen in je winst- en verliesrekening onder de tekst “Van aftrek uitgesloten boete”.

Golf of andere lidmaatschappen

Vanaf 2010 is uitgemaakt dat lidmaatschap van een golfvereniging (of welke andere vereniging dan ook) opgevoerd kunnen worden als bedrijfskosten. Wel is dan vereist dat het lidmaatschap je in staat stelt in contact te komen met potentiële leveranciers van de goederen die je verkoopt of de diensten die je aanbiedt. Een reclame-uiting, bijv. door je onderneming te laten vermelden in het blad van de vereniging om naamsbekendheid verwerven, is daarbij ondersteunend aan je zakelijkheidsargument. Je contributie of lidmaatschap kan dan erkend worden als zakelijke representatiekosten. Je moet dus kunnen aantonen of zeer aannemelijk maken dat het echt nodig is voor je bedrijf. Daarvoor is het handig om in je klanten- of relatiebestand een veld aan te maken waarin je aan kunt geven of de relatie ook lid is van deze vereniging.